Notion e Outline: due governi europei lanciano l’alternativa aperta Docs

Notion e Outline sono piattaforme di produttività e gestione delle informazioni che combinano elementi di scrittura, organizzazione e collaborazione. Utilizzano un sistema basato su pagine e blocchi per organizzare le informazioni, supportano la collaborazione in tempo reale e offrono funzionalità come database e tabelle per gestire progetti. Con l’obiettivo di modernizzare e ottimizzare la gestione documentale all’interno delle istituzioni pubbliche, i governi di Francia e Germania hanno appena presentato Docs, un’innovativa piattaforma aperta progettata per garantire un’esperienza di scrittura collaborativa semplice, sicura e accessibile.

Docs: piattaforma aperta per la collaborazione. Cos’è e come funziona

Piattaforma innovativa progettata per offrire un’esperienza di scrittura migliorata facilitando il lavoro in team, Docs – presentata a questo indirizzo – permette di concentrarsi sul contenuto, senza vincoli di layout, e facilita la collaborazione in tempo reale con una gestione precisa degli accessi per garantire la sicurezza dei dati.

Docs è costruita su tecnologie open source come Django Rest Framework, Next.js e MinIO; si serve inoltre di Yjs e BlockNote.js, progetti di cui i governi francese e tedesco sono sostenitori e sponsor. Inoltre, è progettata per essere facilmente auto-ospitata, con le istruzioni di installazione che risultano davvero semplici da seguire.

Sì, perché grazie alla sua natura aperta e alla licenza permissiva (MIT License), Docs può essere installata da parte di chiunque. Anche da aziende, uffici e team di professionisti. In qualunque ambiente di lavoro.

Con Docs, non solo è possibile scrivere e collaborare facilmente, ma si possono esportare i documenti nei formati più diffusi come PDF, Office Open XML (ad esempio DOCX) e OpenDocument (i.e. ODT). Inoltre, la piattaforma offre un sistema di organizzazione delle informazioni che trasforma il contenuto dei documenti in vere e proprie “basi di conoscenza”.

Un’esperienza di scrittura intuitiva e minimalista

Docs offre un’interfaccia pulita e priva di distrazioni, che pone il contenuto al centro dell’attenzione. Tra le sue funzionalità principali troviamo:

• Importazione di media: per arricchire i documenti con immagini e altri elementi visivi.
• Modalità offline: per lavorare senza interruzioni anche in assenza di connessione.
• Scorciatoie da tastiera: per una maggiore efficienza nella scrittura e modifica dei contenuti.

Grazie a un solido sistema di controllo degli accessi, gli utenti possono lavorare simultaneamente sullo stesso documento, visualizzando le modifiche in tempo reale. Questa caratteristica garantisce trasparenza ed efficienza nella gestione documentale, rispettando al contempo le esigenze di sicurezza e riservatezza dei dati.

Un progetto open source e in continua evoluzione

Con Docs, la scrittura collaborativa entra in una nuova era, portando trasparenza, efficienza e sicurezza nella gestione documentale. La crescente adesione di nuovi partner al progetto (i Paesi Bassi stanno entrando adesso in Docs…) dimostra il valore di questa iniziativa, che si pone come un modello di innovazione per il settore pubblico e un volano per migliorare anche i flussi di lavoro nel privato.

Le soluzioni digitali open source finanziate dallo stato si confermano come una fantastica opportunità per allontanarsi dai walled garden costruiti dai vari big player del settore tecnologico.

Ovviamente, c’è sempre il rischio che progetti come Docs possano non essere più manutenuti e aggiornati in futuro, ma almeno la comunità può assumerne il controllo e continuare lo sviluppo laddove risultasse interrotto.

Come installare Docs in locale

Per provare Docs e decidere se utilizzarlo stabilmente, è necessario attrezzarsi con Docker e Docker Compose in quanto l’applicazione è containerizzata.

Il passo seguente consiste nell’usare GNU Make per avviare il progetto. Il comando costruisce il container dell’app, installa le dipendenze, esegue le migrazioni del database e compila le traduzioni.

Dopo il comando Make, i servizi Docker dovrebbero risultare attivi e funzionanti. Per accedere al progetto, è quindi sufficiente digitare localhost:3000 nella barra degli indirizzi del browser Web.

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