État des lieux de l'ECM chez les DSI en France : nouvelle étude de Hyland et Adelanto

Les grandes tendances de l'ECM en 2024

L'étude explore en profondeur la modernisation des systèmes ECM, les défis liés à la gestion des contenus et les priorités pour les DSI des PME et grandes entreprises. Les résultats montrent une forte adoption des solutions ECM, mais aussi des marges de progression importantes, notamment en matière de transformation numérique et d'IA.

Des investissements croissants dans l'IA et la gestion des contenus

Les résultats de l'étude indiquent que 56% des répondants ont des projets en IA et gestion de contenu en cours ou à l'étude, avec un fort accent mis sur l'innovation, la finance et le domaine juridique. Les DSI considèrent notamment que l'IA peut apporter des améliorations significatives dans trois domaines clés : la recherche et les requêtes (70,4%), la classification des contenus (64,8%) et l'automatisation des flux (59,3%).

Des statistiques clés sur la gestion des contenus

• 48,2% des DSI gèrent des patrimoines documentaires de plus d'un million de documents.
• 6 DSI sur 10 travaillent dans des organisations de plus de 500 salariés, et 1/3 dans de très grandes structures.
• En termes de systèmes de partage de documents, le top 3 est dominé par :
o Dossiers et serveurs partagés sur le réseau (73,1%)
o Outils de collaboration en ligne (63,9%)
o Pièces jointes via e-mail (58,3%)
• Les systèmes ECM les plus utilisés :
o Outils de collaboration en ligne (49,1%)
o Développement sur mesure (22,2%)
o Hyland dans le top 3 avec Alfresco (16,7%), OnBase (5,6%), et Nuxeo (4,6%)
• La maturité ECM est auto-notée par les DSI à 12/20, montrant ainsi une marge d'amélioration importante.

Des défis à surmonter

De nombreux DSI restent confrontés à des obstacles pour moderniser leur approche ECM. Les principaux freins identifiés incluent les limitations budgétaires (51,9%), le temps nécessaire au développement (51,9%) et une résistance au changement (41,7%). Malgré cela, les solutions ECM sont jugées essentielles pour améliorer l'efficacité des processus documentaires, avec des bénéfices clairs : un archivage optimisé (69,2%), une recherche plus rapide (63,6%), et une meilleure sécurité des données (46,7%).

IA et Connectivité deux leviers clés pour l'avenir de l'ECM

L'étude révèle également que l'IA représente un levier stratégique pour l'avenir des solutions ECM. Selon les répondants, l'IA est perçue comme une technologie clé pour l'innovation dans la gestion documentaire (40,7%). Les fonctionnalités IA les plus demandées sont liées à l'amélioration des processus de recherche, de classification et d'automatisation, permettant aux entreprises d'optimiser la gestion des documents à grande échelle. D'autre, part, les solutions de gestion de contenus sont de plus en plus utilisées en appui d'autres briques logicielles. L'utilisation des API inter applicatives devient donc un enjeu clé pour les DSI (40,7%), afin que ces dernières fonctionnent de concert. “Malgré les défis budgétaires et organisationnels, les DSI montrent un intérêt croissant pour l'IA et la gestion de contenu. Dans ce contexte, Hyland se positionne comme un acteur majeur de l'ECM, avec des solutions robustes optimisant les processus documentaires et d'intégration de l'IA”, explique Mountaha Ndiaye, EMEA Director, Ecosystem sales & programs chez Hyland“Les solutions Hyland, qui intègrent notamment OnBase, Alfresco et Nuxeo, permettent aux entreprises de moderniser leurs infrastructures tout en répondant à leurs besoins en matière de sécurité, de conformité et de productivité.

Méthodologie de l'étude

L'étude a été réalisée entre juillet et septembre 2024, et a impliqué 132 professionnels, principalement des DSI, des responsables ECM, et des experts en gestion des contenus numériques. Les participants étaient issus de PME ainsi que de grandes entreprises opérant en France. Ils ont répondu à un questionnaire de 17 questions clés, portant sur la gestion digitale des contenus, les processus documentaires, et l'innovation technologique, notamment en matière d'IA. Cette enquête a permis de collecter des données précieuses sur les priorités, les défis, et les solutions envisagées pour moderniser la gestion des contenus et améliorer la productivité des entreprises. Parmi les répondants, 56% ont des projets liés à l'IA en cours ou à l'étude, et 44% ont des projets ECM en réflexion ou en cours.