Gmail Alias: cosa sono e come avere infiniti indirizzi email

Quando si parla di posta elettronica, un alias è indirizzo email separato che permette di gestire i messaggi inviati e ricevuti con l’account principale. Ad esempio, un utente che dispone di un indirizzo email aziendale potrebbe voler creare e gestire uno o più alias: ad esempio, info@acme.abc per le richieste dei clienti, fatturazione@acme.abc per gestire le fatture e vendite@acme.abc per le attività di vendita. Giovanni, che è il titolare dell’azienda ACME, riceve tutti i messaggi nel suo account email principale, giovanni@acme.abc. Gli interlocutori di Giovanni non vedono mai l’indirizzo email giovanni@acme.abc ma soltanto gli alias che hanno contattato. Se cercate un Gmail alias, sappiate che al momento non esiste un’opzione nativa per creare più indirizzi Gmail collegati con un account principale, come spiegato nell’esempio appena citato.

Ci sono però delle importanti considerazioni da fare perché in un certo senso Gmail offre già, a ciascun utente, un numero infinito di indirizzi email. Si tratta di una possibilità che pochi conoscono e che può rivelarsi davvero utile in molteplici occasioni.

Gmail Alias: quando e come è possibile crearli

Nel momento in cui scriviamo, i normali account Gmail non permettono di creare alias non senso stretto del termine. In Outlook, invece, è possibile avere più indirizzi di posta separati che comunque fanno riferimento a un unico account.

Aggiunta di altri indirizzi email in Gmail

Ciò che si può fare con Gmail (accedendo alle impostazioni dell’account di posta quindi cliccando sulla scheda Account e importazione) è cliccare su Aggiungi un altro indirizzo email a destra della voce Invia messaggio come. Quest’opzione permette di inviare email come se provenissero da un altro indirizzo, senza dover accedere a quell’account separatamente. È possibile scegliere se inviare la posta tramite i server di Gmail o attraverso il server SMTP del provider dell’altro account.

L’opzione Controlla la posta di altri account serve invece per ricevere email da un altro account direttamente in Gmail. Non permette invece di inviarle da quell’account, a meno che non si configuri anche Invia messaggio come.

Per gestire completamente un altro account di posta con Gmail, si dovrebbero quindi configurare entrambe le impostazioni:

Aggiungere l’indirizzo in Controlla la posta di altri account per ricevere i messaggi.
Aggiungere l’indirizzo in Invia messaggio come per poter rispondere con l’indirizzo corretto.

Gli interlocutori possono vedere l’indirizzo Gmail principale?

Quando si aggiunge un altro indirizzo email nelle impostazioni di Gmail, gli interlocutori potrebbero risalire all’email Gmail. Ciò dipende dalla configurazione prescelta per Invia messaggio come.

• Se usate i server SMTP del provider dell’email, questa è inviata come se provenisse direttamente dall’altro indirizzo, senza riferimenti visibili all’account Gmail principale.
• Se, viceversa, decidete di usare i server SMTP di Gmail, alcuni client di posta potrebbero mostrare l’indirizzo Gmail principale nei dettagli del messaggio. In ogni caso, nell’header dell’email spedita con i server Gmail appare qualcosa come Inviato tramite: gmail.com.

Questa procedura è paragonabile alla creazione di un alias?

L’aggiunta di un account email di un altro provider all’interno di Gmail NON è tecnicamente assimilabile a un alias nativo. Ciò perché l’altro indirizzo email deve comunque esistere come account indipendente ed è necessario configurarlo manualmente per essere gestito in Gmail.

Abilitando in Gmail le opzioni Controlla la posta di altri account e Invia messaggio come, l’effetto è simile a quello di un alias: si possono ricevere e inviare email con un altro indirizzo da un’unica interfaccia.

Nel documento Inviare email da un indirizzo o alias diverso, infatti, Google si guarda bene dal parlare di alias per questa specifica modalità di configurazione di Gmail.

Forse non lo sapete, ma con Gmail avete a disposizione infiniti alias

Gli indirizzi Gmail possono contenere dei punti all’interno del nome utente (quello che precede @gmail.com) ma che ci siano o meno, a Google non importa: con o senza punti, le email in arrivo sono trasferite allo stesso account.

In altre parole, l’indirizzo email nomecognome@gmail.com è equivalente a nome.cognome@gmail.com ma anche a no.me.co.gno.me@gmail.com oppure a n.o.m.e.c.o.g.n.o.m.e@gmail.com o a tutte le altre possibili varianti. Sono insomma tutti alias che puntano allo stesso indirizzo email.

Se avete registrato un account Gmail con un punto, ad esempio nome.cognome@gmail.com, provate a inviarvi un’email togliendo il punto nel nome utente: vedrete che l’email vi arriverà comunque!

Avrete quindi già compreso il potenziale degli alias Gmail: potete utilizzare i punti per differenziare le email che arrivano da un servizio o da un’altra piattaforma. Utilizzando appositi filtri, potete decidere di veicolare in una cartella tutte le email inviate all’account con uno o più punti nel nome utente; lasciare nella cartella principale le email in arrivo che riportano come destinatario l’indirizzo senza punti.

Uso del nome di dominio googlemail.com

Ancora, tutti gli account con punto o senza punto, ricevono sia le email inviate verso @gmail.com che verso @googlemail.com. Se quindi disponete di un indirizzo Gmail nomecognome@gmail.com, provate a inviarvi un messaggio specificando come destinatario nomecognome@googlemail.com. Anche in questo caso vedrete che utilizzando questi ulteriori Gmail alias, l’email arriverà comunque nella posta in arrivo!

Utilizzo del simbolo + con Gmail

C’è poi un altro trucco citato da Google nella documentazione a supporto di Gmail (Utilizzare gli alias di Gmail). Gli utenti possessori di un indirizzo Gmail possono infatti aggiungere al nome utente il simbolo “+” seguito da una stringa arbitraria. Esempio: nomecognome+lavoro@gmail.com. Oppure nome.co.gnome+newsletter@gmail.com. O, ancora, nome.cognome+shopping@googlemail.com.

L’uso del simbolo “+” negli account Gmail è una funzione chiamata sub-addressing, che permette di creare indirizzi personalizzati senza dover registrare nuovi account.

L’uso del “+” è utile per diversi scopi:

Organizzazione e filtri

Come accennato in precedenza, il “+” aiuta a creare filtri automatici per gestire meglio la posta. Ad esempio, se utilizzando nomecognome+shopping@gmail.com per la registrazione sui siti di e-commerce, diventa possibile impostare un filtro in Gmail per:

• Applicare un’etichetta specifica (es. “Acquisti”).
• Inoltrare i messaggi a un altro indirizzo.
• Archiviare o eliminare automaticamente le email indesiderate.

Identificare chi condivide il vostro indirizzo

Se vi iscrivete a un sito con nomecognome+nomesito@gmail.com e poi iniziate a ricevere posta indesiderata (spam) su quell’indirizzo, saprete automaticamente che quel sito ha condiviso (o venduto) la vostra email.

Creazione di più account su un servizio

Alcuni siti richiedono un’email unica per la registrazione. Con il “+” si possono creare più account senza dover usare nuove email.

Svantaggi del simbolo “+” con Gmail

Google parla di Gmail alias riferendosi all’utilizzo del simbolo “+” all’interno dell’indirizzo email. A stretto rigore, secondo noi, l’utilizzo del “+” non è propriamente considerabile come un alias.

In Gmail, invece, l’uso del simbolo “+” o dei punti sono tecniche per personalizzare o organizzare l’account, non veri e propri alias che presuppongono la creazione di indirizzi email separati e indipendenti.

Inoltre, se è vero che usando il “+” nel nome dell’account Gmail si possono di fatto usare infiniti indirizzi email, va detto che molti siti Web non accettano l’uso del “+” e non permettono la registrazione di account contenenti tale simbolo. Nessun problema, invece, per l’uso dei punti e del nome di dominio googlemail.com.

Creazione di Gmail alias con Google Workspace

Abbiamo detto che gli alias sono particolarmente utili in diversi scenari aziendali, tra cui:

• Gestione di più ruoli aziendali: un utente può avere alias differenti per richieste generiche, fatturazione o vendite.
• Indirizzi temporanei: utile per registrarsi a servizi o gestire progetti a breve termine.
• Continuità operativa: se un dipendente lascia l’azienda, il suo indirizzo email può essere assegnato come alias a un altro utente per garantire la ricezione dei messaggi.

Mentre la versione “consumer” di Gmail non permette di creare e gestire alias nel senso stretto del termine, ogni utente di Google Workspace può avere fino a 30 alias email senza costi aggiuntivi.

Per aggiungere un alias Gmail a un utente, è necessario disporre dei privilegi di Gestione utenti in Google Workspace.

Passaggi per aggiungere un alias

Posto che gli alias non sono account Google autonomi e non permettono l’accesso a servizi Google come Drive; che ogni alias è legato a un solo utente e non può essere condiviso tra più soggetti; che non è possibile creare un alias con un nome già assegnato a un account esistente, per aggiungere un alias con Google Workspace è sufficiente attenersi ai seguenti passaggi:

• Accedere alla Console di amministrazione Google con un account amministratore.
• Portarsi nel menu principale e selezionare Directory, Utenti.
• Cliccare sul nome dell’utente a cui si desidera assegnare un alias.
• Fare clic su Aggiungi indirizzi email alternativi a sinistra.
• Inserire la parte dell’alias prima del simbolo “@”.
• Salvare la modifica.

Ovviamente è possibile eliminare gli alias in qualunque momento e, cliccando su Directory, Utenti, trovare gli alias configurati selezionando Mostra tutti gli indirizzi email alternativi.

Maggiori informazioni sono reperibili consultando la guida di Google Aggiungere o eliminare un indirizzo email alternativo.