Grenzen der Datenverarbeitung in der Probezeit

Die Probezeit ist eine vertraglich vereinbarte Testphase zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Benötigt der Arbeitgeber Entscheidungsgrundlagen, ob das Arbeitsverhältnis fortgesetzt oder beendet werden soll, dann sollte der Arbeitgeber bei der zugrunde liegenden Datenerhebung besondere Sorgfalt walten lassen. Und auch der Datenschutzbeauftragte eingebunden werden.

Probezeit im Arbeitsverhältnis

Die Probezeit ist seitens des Gesetzgebers nicht vorgeschrieben, in der Arbeitswelt aber sehr verbreitet. § 622 Abs. 3 BGB sieht hierfür eine maximale Dauer von sechs Monaten vor. Während dieses Zeitraums kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Gerade wenn ein Unternehmen viele Mitarbeiter und auch viele in der Probezeit beschäftigt kann es naheliegend sein, eine Übersicht mit Begründungen zu den Mitarbeitern zu erstellen, welchen ggf. in der Probezeit gekündigt werden soll.

Warum Kündigung in der Probezeit ein Thema sein kann

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit schildert in den Tätigkeitsberichten 2021 und 2023 einen Vorfall, bei welchem ein Unternehmen in einer internen Liste Stammdaten, kritische Bewertungen und Kündigungsempfehlungen für Beschäftigte in der Probezeit dokumentierte.

Ein Drittel der Mitarbeitenden erhielt die Bewertung „kritisch“ oder „sehr kritisch“, für fast 20% wurde eine Kündigung empfohlen. Als Begründungen dienten u.a. Arbeitsmotivation, Krankheitstage, politische Einstellungen, Interesse an der Gründung eines Betriebsrats sowie private Verpflichtungen wie Studium, Hobbys oder Teilnahme an Psychotherapien, die laut Liste die Flexibilität beeinträchtigten.

Das Unternehmen rechtfertigte die Liste als Instrument zur „objektiven Leistungsbeurteilung“, um über die Fortführung von Arbeitsverhältnissen zu entscheiden. Diese zum Teil besonders schützenswerte Daten wurden im Kontext der Dienstplanerstellung von den Mitarbeitern mitgeteilt und ohne das Wissen der Betroffenen aufgezeichnet und an die Geschäftsführung des Unternehmens weitergegeben.

Das Verfahren fand im August 2024 mit einem rechtskräftigen Bußgeldbescheid in Höhe von insgesamt 215.000 Euro seinen Abschluss.

Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis erforderlich

Unstrittig dürfen Unternehmen Überlegungen anstellen, ob sie Beschäftigte beabsichtigen, innerhalb der Probezeit zu kündigen. Dies kann auch im Rahmen einer Tabelle erfolgen.

Problematisch sind insbesondere die Erfassung von Gesundheitsdaten (z.B. Psychotherapie) und politischen Einstellungen. Auch die Nennung von Betriebsratsinteressen ist nicht mit Leistungsbeurteilungen vereinbar, da sie keine Aussage über Arbeitsergebnisse trifft. Das Unternehmen behauptete, diese Notizen dienten der Unterstützung einer Betriebsratsgründung, konnte dies aber nicht belegen.

Tatsächlich wurden vier der fünf betroffenen Personen gekündigt, mit der fünften ein Aufhebungsvertrag geschlossen. Die Datenverarbeitung war im genannten Fall aus Sicht der Aufsichtsbehörde rechtswidrig, da gesundheitsbezogene und andere personenbezogene Daten ohne ausreichenden Zusammenhang zum Arbeitsverhältnis gesammelt wurden.

Das BDSG gibt den Takt vor

Ausgangspunkt ist hierbei § 26 Abs. 1 BDSG (alternativ nach EuGH-Rechtsprechung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die verarbeiteten Daten müssen für den Zweck geeignet und erforderlich sein. Hier jedoch fehlte der Bezug zu Leistung oder Verhalten der Mitarbeiter. Soweit der Arbeitgeber zeitliche Kollisionen oder fehlende Flexibilität als mögliche Gründe für eine Auflistung bzw. spätere Kündigung gesehen hätte, wäre genau eine solche Auflistung ausreichend gewesen. Dies gilt insbesondere für Informationen über die Gesundheit der Mitarbeiter, welche einem grundsätzlichen Verarbeitungsverbot unterliegen.

Das Sammeln von Mitarbeiter-Daten sollte stets genau auf Zulässigkeit geprüft werden

Es ist stets zu prüfen, ob die Erfassung, Speicherung oder Verwendung der jeweiligen Daten geeignet und erforderlich sind. Dies sollte spätestens seit dem H&M-Bußgeld hinreichend bekannt sein. Aufgrund dieses materiell-rechtlichen Verstoßes, fehlender Beteiligung der betrieblichen Datenschutzbeauftragten bei der Erstellung der Liste, verspäteter Meldung einer Datenpanne und fehlender Erwähnung der Liste im Verfahrensverzeichnis erließ die Aufsichtsbehörde das Bußgeld. Mildernd wurde hingegen berücksichtigt, dass sich das Unternehmen nach Bekanntwerden des Vorfalles am gleichen Tag bei der Datenschutzbeauftragten meldete. Auch die umfassende Kooperation und die Abstellung des Vorgangs ohne Aufforderung wirkte sich auf die Summe aus.