Gelungene Beispiele und peinliche Fehler bei Abwesenheitsnotizen

Vor dem Urlaub oder vor Weihnachten nur noch kurz den Abwesenheitsassistenten des E-Mail-Programms einrichten – los geht’s. Auch bei längeren Abwesenheiten wie Sabbatical, Mutterschutz oder Elternzeit ist eine Abwesenheitsnotiz Pflicht. Aber was schreibt man in die Abwesenheitsnotiz rein? Nicht selten wird die automatische E-Mail-Antwort auf den letzten Drücker eingetippt – ohne lange darüber nachzudenken, welcher Ton angemessen und welche Infos wichtig sind. Abwesenheitsnotiz: Darum ist sie so wichtig Eine Abwesenheitsnotiz ist wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleisterinnen gut aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt platzieren können. Ist die E-Mail aber kurz angebunden, unvollständig, voller Fehler oder unangemessen ironisch formuliert, könne der Empfänger oder die Empfängerin die Abwesenheitsnachricht durchaus als unpersönlich und unfreundlich interpretieren, sagt die Kommunikationstrainerin Nandine Meyden. Welche Angaben gehören in eine Abwesenheitsnotiz? In eine gelungene Abwesenheitsnotiz gehören folgende Angaben: Betreff: Klassisch wird in den Betreff „Abwesenheitsnotiz“ geschrieben. Aber Vorsicht, diese E-Mail landet schnell im Spam. Das sollte besser vorher getestet werden. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen. Anrede: Diese sollte je nach Leserkreis formell oder etwas persönlicher formuliert sein. Dank: Wird der Absender persönlich angesprochen, fühlt er sich wertgeschätzt. Abwesenheit: Klar zu kommunizieren, wann man wieder erreichbar ist, wirkt positiver als der Satz: „Ich bin bis zum 12. August nicht im Hause“. Alternativen: Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet oder gelesen? Wenn nicht, wen kann der Absender in dringenden Fällen erreichen? Es empfiehlt sich, dem Kontakt Optionen aufzuzeigen. Internationalität: Wer häufig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun hat, sollte nicht vergessen, die Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen. (Beispiele findest du weiter unten.) Wie sieht die Abwesenheitsnotiz von Kommunikationstrainerin Meyden aus? Weil ihr sehr unterschiedliche Menschen schreiben, sei die Anrede etwas formeller. Es folgt ein Dank für die Nachricht, die Information, dass sie nicht im Büro sei, und dann werden dem Absender Alternativen geboten. Zum Schluss noch eine Grußformel. Das Ganze natürlich ohne Rechtschreibfehler. Für Outlook & Co.: Abwesenheitsnotizen, die sich als Vorlage eignen Wichtig ist, dass der Ton sowohl zu den Empfängern passt, als auch zu dem, der die E-Mails verschickt. Wer grundsätzlich jeden duzt, braucht in der Out-of-office-Antwort nicht plötzlich anfangen zu siezen. Wer einen eher formellen Kontakt zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern hat, sollte nicht plötzlich flapsig werden. Aber was kann ich als elegante oder nette Abwesenheitsnotiz schreiben? Für deine persönliche Abwesenheitsnotiz in Outlook oder anderen Mailprogrammen kannst du folgende Vorlagen nutzen. Formulierungsbeispiel in formellem Ton Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro ist am [Datum] wieder besetzt. Da ich in der Zwischenzeit Ihre E-Mails nicht lese, können Sie sich gern an meine Kollegin Anna Beispiel wenden, erreichbar per Telefon (01234 56789) und E-Mail (annabeispiel@beispiel.de). Mit freundlichen Grüßen Formulierungsbeispiel zu Weihnachten/Neujahr mit wenigen Worten Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Zum Jahreswechsel gönnen wir uns eine kurze Auszeit.  Am 5. Januar sind wir wieder voller Elan für Sie da. Gern beantworten wir dann Ihre E-Mail. Einen guten Start ins neue Jahr wünscht Ihnen Formulierungsbeispiel in verbindlichem Ton Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich derzeit keinen Zugriff auf meinen Posteingang – und zwar noch bis zum [Datum]. Während meiner Abwesenheit hilft Ihnen aber gern mein kompetenter Kollege Max Muster weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail unter MaxMuster@unternehmen.de und per Telefon: 01234 56789. Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens am [Datum] beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Dafür bitte ich um Ihr Verständnis.  Mit bestem Gruß Formulierungsbeispiel für Menschen mit viel Kundenkontakt Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail! Ich bin ab dem [Datum] wieder für Sie erreichbar. Sie können oder möchten nicht so lange warten? Dann wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Silvia Mustermann: Silvia.Mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen gern und kompetent weiter. Mit freundlichen Grüßen Die lustige und kreative Abwesenheitsnotiz Humorvolle, ironisch oder lustig gemeinte Abwesenheitsnotizen sind mit Vorsicht zu genießen, warnt Nandine Meyden. „Sie müssen zum Image des Unternehmens und zur eigenen Rolle passen.“ Bei einer Kreativagentur komme eine originelle Nachricht bestimmt gut an, bei einem Arbeitsrechtler wirke sie eher unseriös. Ein Beispiel: Ich bin derzeit nicht im Büro. In Notfällen schreiben Sie mir Ihr Anliegen über LinkedIn mit dem Hashtag #IchStöreIhrenUrlaubNurUngernAber Abwesenheitsnotiz für Weihnachten Wenn die Geschäfte an Weihnachten ruhen, kann man sich in der Abwesenheitsnotiz darauf beziehen: „Über Weihnachten ist unser Büro nicht besetzt. Am 27. Dezember sind wir wieder für Sie erreichbar. Ich wünsche Ihnen frohe Festtage.“ Mehr zum Thema: Betriebsferien: Kann der Arbeitgeber Urlaub anordnen?  Abwesenheitsnotiz Urlaub Wer mag, kann in seiner Abwesenheitsnotiz für den Urlaub Bezug darauf nehmen. „Grundsätzlich muss aber kein Grund für die Abwesenheit genannt werden“, sagt Kommunikationsberaterin Rositta Beck. Sie empfiehlt, zunächst darüber nachzudenken, welches Ziel man damit verfolgt, den Urlaub in der Abwesenheitsnotiz zu erwähnen: Was soll durch den Abwesenheitsgrund ausgelöst werden? Schwärmen? Staunen? Verständnis? Dementsprechend kannst du deine Abwesenheitsnotiz für den Urlaub formulieren. Hier sind ein paar Formulierungsbeispiele – von klassisch und elegant bis kreativ: Klassisch und knapp Betreff: Außer Haus – ich melde mich bald zurück Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin bis zum [Datum] im Urlaub und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ab [Datum] bin ich wieder da und werde mich so schnell wie möglich melden. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretungskontakt]. Beste Grüße [Dein Name] Klassisch, aber ein bisschen kreativer Betreff: Abwesenheitsnotiz – ich bin bald wieder für Sie da Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro, aber keine Sorge – Ihre E-Mail ist nicht verloren. Ab dem [Datum] werde ich mich um Ihr Anliegen kümmern. In besonders dringenden Fällen hilft Ihnen gerne mein Kollege/meine Kollegin [Name] unter [E-Mail-Adresse] weiter. Bis bald und beste Grüße [Ihr Name] ODER Betreff: Zeit für eine kurze Pause – ich bin bald zurück Guten Tag, ich bin bis zum [Datum] im Urlaub und nehme mir eine kleine Auszeit, um danach wieder mit voller Energie für Sie da zu sein. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet, aber ich werde sie ab dem [Datum] so schnell wie möglich bearbeiten. In dringenden Fällen steht Ihnen [Name] unter [E-Mail-Adresse] zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Verständnis und bis bald! Herzliche Grüße [Ihr Name] Mit einem Hauch von Humor Betreff: Momentan offline – aber nicht für immer Guten Tag, ich bin bis zum [Datum] im Urlaub und widme mich gerade einer wichtigen Aufgabe: dem Aufladen meiner Akkus. Ab [Datum] bin ich wieder erreichbar und kümmere mich gerne um Ihr Anliegen. Sollten Sie dringend Unterstützung benötigen, hilft Ihnen in der Zwischenzeit [Name, E-Mail-Adresse] weiter. Vielen Dank für Ihr Verständnis! Beste Grüße [Ihr Name] Inspirierend und freundlich Betreff: Ich bin auf Reisen – Ihre Nachricht geht nicht verloren Guten Tag, aktuell sammle ich neue Energie und Inspiration, um Ihnen ab dem [Datum] wieder mit voller Kraft zur Verfügung zu stehen. Sollte Ihr Anliegen nicht bis dahin warten können, hilft Ihnen gerne [Name] unter [E-Mail-Adresse] weiter. Ich freue mich darauf, nach meiner Rückkehr wieder von Ihnen zu hören! Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] Locker und humorvoll – für interne Abwesenheitsnotizen Betreff: Out of Office – Sonne, Strand und keine E-Mails Hallo! Ich bin gerade auf einer wichtigen Mission: Sonne tanken, gutes Essen genießen und mich erholen. Ab dem [Datum] bin ich wieder zurück und kümmere mich um dein Anliegen. Bis dahin: Bleib (möglichst) entspannt! Beste Grüße [Dein Name] Mit Kaffee-Liebe Betreff: Kaffee-Pause XXL Hallo, ich bin gerade unterwegs, um neue Inspirationen (und vielleicht den perfekten Kaffee) zu finden. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da – mit frischen Ideen. Liebe Grüße [Dein Name] Abwesenheitsnotiz Sabbatical Auch vor einem Sabbatical will gut überlegt sein, was man in eine Abwesenheitsnotiz schreibt – und wie viel man über sich preisgeben will. Entsprechend unterschiedlich kann die Out-of-office-Nachricht ausfallen: Kurz und knapp Betreff: Abwesenheit bis [Datum] Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich bis zum [Datum] im Sabbatical und kann keine E-Mails beantworten. Für dringende Anliegen steht Ihnen [Vertretungskontakt] zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Name] Elegant und klassisch Betreff: Ich bin im Sabbatical – zurück ab dem [Datum] Guten Tag, ich bin derzeit im Sabbatical und daher bis zum [Datum] nicht erreichbar. Danach beantworte ich Ihre Nachricht gerne. Falls es wirklich dringend ist, hilft Ihnen in der Zwischenzeit [Vertretungskontakt] weiter. Vielen Dank für Ihr Verständnis und bis bald! [Name] Mit einem persönlichen Touch Betreff: Zeit für eine Auszeit – ich bin im Sabbatical bis [Datum] Liebe Absenderin, lieber Absender, ich erfülle mir einen lang gehegten Wunsch und bin bis zum [Datum] im Sabbatical. In dieser Zeit bin ich nicht erreichbar. Bei wichtigen Anliegen hilft Ihnen [Vertretungskontakt] weiter. Herzliche Grüße [Name] Mit einem Augenzwinkern Betreff: Laptop aus, Sabbatical an – zurück ab [Datum] Guten Tag, ich bin bis zum [Datum] im Sabbatical und lasse Laptop sowie E-Mail-Postfach für eine Weile hinter mir. Keine Sorge, ich komme zurück – und falls Sie in der Zwischenzeit Unterstützung brauchen, wenden Sie sich bitte an [Vertretungskontakt]. Bis bald und herzliche Grüße [Name] ODER Betreff: Keine Mails, keine Meetings – ich bin im Sabbatical Danke für Ihre Nachricht! Ich bin im Sabbatical und kümmere mich gerade ausnahmsweise nicht um E-Mails, Meetings oder To-do-Listen. Falls es wirklich wichtig ist, kann Ihnen [Vertretungskontakt] weiterhelfen. Ansonsten bin ich ab dem [Datum] wieder erreichbar. Beste Grüße [Name] Kreativere Abwesenheitsnotizen für das Sabbatical Betreff: Auf Reisen – meine Sabbatical-Auszeit bis [Datum] Danke für Ihre Nachricht! Ich bin auf einer langen Reise ins Unbekannte – genauer gesagt: in meinem Sabbatical bis zum [Datum]. Ob ich in den Bergen meditiere, auf einer Insel entspanne oder einfach lange schlafe? Das bleibt ein Geheimnis. Für dringende Anfragen wenden Sie sich bitte an [Vertretungskontakt]. Bis bald! [Name] ODER Betreff: Mein Lebenstraum erfüllt sich Kulturen – Lagunen – Strände – Sport – Lachen und gutes Essen!  Jede Begegnung, jedes Land hat eine Geschichte, die meine Perspektiven gerade bereichert und mich tief inspiriert. Bis 18. August bin ich noch im Sabbatical, ohne Zugriff auf E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich vertretungsweise an [Vertretungskontakt]. Eine gute Zeit wünscht Ihnen [Name] Abwesenheitsnotiz Dienstreise Auch bei einer Dienstreise ist es nicht notwendig, den Grund für die Abwesenheit anzugeben. Willst du es dennoch tun, sind hier ein paar Beispiele für eine Abwesenheitsnotiz bei einer Dienstreise: Kurz und knapp Betreff: Aktuell auf Dienstreise Ich bin bis einschließlich [Datum] auf Dienstreise. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an [Kontakt]. Viele Grüße [Dein Name] Klassisch und neutral Betreff: Abwesenheit wegen Dienstreise Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin aktuell auf Dienstreise und ab dem [Datum] wieder erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretung + Kontaktdaten]. Mit freundlichen Grüßen [Dein Name] Freundlich und professionell Betreff: Kurz abwesend – ich bin auf Dienstreise Ich bin derzeit auf Dienstreise und nicht im Büro. Ab dem [Datum] beantworte ich Ihre Nachricht gerne persönlich. Bei dringenden Anliegen hilft Ihnen mein Kollege [Name] unter [E-Mail] weiter. Beste Grüße [Dein Name] Locker und direkt Betreff: Unterwegs – Antwort folgt nach der Dienstreise Hallo! Ich bin gerade unterwegs auf einer Dienstreise und schaue nur unregelmäßig in meine Mails. Spätestens ab dem [Datum] melde ich mich zurück. Danke für Ihre Geduld! Herzliche Grüße [Dein Name] Persönlich und engagiert Betreff: Auf Dienstreise – wieder erreichbar ab [Datum] Ich bin derzeit auf Dienstreise, um neue Impulse zu sammeln – für spannende Projekte und gute Ideen. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da. In der Zwischenzeit erreichen Sie bei dringenden Anliegen [Name] unter [Kontakt]. Mit besten Grüßen [Dein Name] Mit Fokus auf Erreichbarkeit Betreff: Eingeschränkte Erreichbarkeit Ich bin auf Dienstreise und nur eingeschränkt per E-Mail erreichbar. Bitte rechnen Sie mit einer verzögerten Antwort. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte [Vertretung + Kontaktdaten]. Vielen Dank und freundliche Grüße [Dein Name] Mit Verweis auf Rückmeldung Betreff: Ich melde mich nach meiner Rückkehr Ich bin bis [Datum] auf Dienstreise und kann Ihre Nachricht in dieser Zeit nicht beantworten. Ich melde mich schnellstmöglich nach meiner Rückkehr bei Ihnen. Bis bald und viele Grüße [Dein Name] Mit einem kleinen Augenzwinkern Betreff: Der Schreibtisch ist kurz verwaist Der Schreibtisch bleibt kurz leer – ich bin auf Dienstreise und ab dem [Datum] wieder erreichbar. Bis dahin bitte ich um etwas Geduld – oder wenden Sie sich an [Kontakt], wenn’s schnell gehen muss. Beste Grüße [Dein Name] ODER Betreff: Auf Mission unterwegs – bin bald zurück Ich bin gerade auf Dienstreise, um die Welt (oder zumindest ein paar spannende Projekte) ein Stück besser zu machen. Mein E-Mail-Postfach bleibt in der Zwischenzeit unbewacht – bitte rechnen Sie mit einer Antwort ab dem [Datum]. Für dringende Anliegen steht Ihnen mein Kollege / meine Kollegin [Name] unter [Kontakt] gerne zur Verfügung. Für alles andere gilt: Ich melde mich, sobald ich wieder zurück bin! Mit den besten Grüßen [Dein Name] Abwesenheitsnotiz bei Kündigung Auch im Falle einer Kündigung sollte man eine Abwesenheitsnotiz einrichten, damit niemand vergeblich auf eine Antwort wartet. Darin sollte stehen, dass man das Unternehmen verlassen hat und an wen sich Schreibende mit ihrem Anliegen stattdessen wenden können. Zum Beispiel: Guten Tag! Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin nicht mehr in diesem Unternehmen tätig. Ihre neue Ansprechpartnerin ist Silvia Mustermann, Sie erreichen sie unter Silvia.Mustermann@firma.de. Mit freundlichen Grüßen Mehrsprachige Abwesenheitsnotiz Formulierungsbeispiel für die Abwesenheitsnotiz auf Englisch Wer internationale Kontakte pflegt, braucht auch eine englische Abwesenheitsnotiz. Das gebietet die Höflichkeit. Für die englische Abwesenheitsnotiz empfiehlt sich generell der gleiche Aufbau wie für die deutschen Nachrichten: Thank you for your message.  Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back in the office on the 3rd of March.  In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague Max Muster (phone: 0123-4566789; e-mail: m.muster@musterfirma.de). Please note that your message will not be forwarded automatically. Thank you very much. With best regards Formulierungsbeispiel für die Abwesenheitsnotiz auf Französisch Für alle, die Geschäfte mit Frankreich machen – eine Vorlage für eine Abwesenheitsnachricht auf Französisch: Madame, Monsieur, merci pour votre e-mail. Ceci est une réponse automatique à votre e-mail. Je serai ravie (wenn die Person männlich ist: „ravi“) de vous contacter dès mon retour le 22 août. Pour toutes questions n‘hésitez pas à contacter ma collègue Anna (wenn es ein Kollege ist: „mon collègue Pierre“) par téléphone au 1234/567890 ou bien par e-mail annabeispiel@beispiel.de. Mes meilleures salutations (weniger formal: „Cordialement“) Formulierungsbeispiel für die Abwesenheitsnotiz auf Spanisch Auch für die spanische Abwesenheitsnachricht empfiehlt sich ein ähnlicher Aufbau: Estimado señor/señora: (weniger förmlich: „Hola,“) Gracias por contactar conmigo. Esto es una respuesta automática. Me encuentro de vacaciones y volveré el día 22 de agosto.  En caso de que necesite algo antes, puede contactar con mi compañero Max Mustermann: max.mustermann@beispiel.de o 1234/567890 (wenn es eine Kollegin ist: „mi compañera“). Atentamente  Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook? Wie man eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichtet, hängt von der Art des E-Mail-Kontos ab. Bei manchen Konten lässt sie sich in drei Schritten einrichten: Wird im Reiter „Datei“ die Schaltfläche „Automatische Antworten“ angezeigt? Dann klicke darauf. Es öffnet sich ein Pop-up. Den Text für die Abwesenheitsnotiz eingeben sowie den Zeitraum, für den sie aktiv sein soll. Man kann für die interne und externe Kommunikation unterschiedliche Abwesenheitsnotizen einrichten („innerhalb meiner Organisation“ und „außerhalb meiner Organisation“). Auf „Ok“ klicken – dann ist die Abwesenheitsnotiz aktiviert. Wird das Feld „Automatische Antworten“ nicht angezeigt, ist die Einrichtung etwas komplizierter. Die ausführliche Anleitung dafür findest du bei Microsoft. Beispiele für misslungene und peinliche Abwesenheitsnotizen Fehler 1: Zu wenige Informationen geben „Ich bin vom 20. Dezember bis zum 1. Januar nicht im Büro.“ Diese Abwesenheitsnachricht ist nicht nur viel zu kurz gehalten, sondern enthält irrelevante Informationen und wirft zugleich viele Fragen auf. „Wen interessiert denn, seit wann ich nicht im Büro bin? Und wen könnte der Kunde stattdessen um Hilfe bitten?“, sagt die Kommunikationstrainerin Nandine Meyden. So ist es besser: Eine Abwesenheitsnotiz muss Optionen aufzeigen – wann ist der Ansprechpartner wieder erreichbar, wer hilft mir in der Zwischenzeit und wie erreiche ich diese Person? Fehler 2: Einen „Mir ist alles egal“-Eindruck hinterlassen Wenn man in den Urlaub darf, während alle anderen weiter ackern müssen, kann schon ein wenig Schadenfreude aufkommen. In der Abwesenheits-E-Mail sollte man sich Häme allerdings verkneifen. „Ab sofort bin ich verreist und lese keine Mails mehr“ „Ich bin dann mal weg“ „Sorry, ich bin verreist. Alle Mails, die bis zu meinemUrlaubsende auflaufen, werden gelöscht. Wenn Sie eine wichtige Nachricht haben, schicken Sie sie ab dem 10. Januar noch mal.“  „Einen „ich bin weg, alles andere ist mir egal“-Eindruck zu hinterlassen, ist ein absolutes No-Go“, sagt Meyden. „Es zeigt nicht nur mangelnde Motivation, die Mails zu lesen, sondern macht mir als Kunde oder Partner klar, dass ich mit dieser Person lieber nicht zusammenarbeiten möchte. Das kann sich kein Unternehmen leisten.“ So ist es besser: Angeben, ob die E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet werden. Alternative Ansprechpartner nennen. Mitteilen, ab wann die E-Mails wieder gelesen werden. Fehler 3: Zu mitteilsam sein „Nach meiner Magenverkleinerung erreichen Sie mich ab dem 12. August wieder wie gewohnt.“ Besonders, wenn es um eine Krankheit geht, ist weniger oft mehr. Nandine Meyden rät davon ab, bei einer Abwesenheit aufgrund einer Operation oder Krankheit den Grund dafür zu nennen. Besser seien folgende Sätze: „Das Büro ist am 22. August wieder besetzt“ oder „Ich bin am 22. August wieder für Sie erreichbar“. Fehler 4: Nicht daran denken, wer die E-Mails alles lesen könnte „Liebe alle, ich bin im Urlaub und ab dem 1.10. wieder für Euch zu erreichen.“ „Liebe Kunden, danke für Ihre E-Mail. Derzeit bin ich nicht erreichbar, bitten wenden Sie sich an meinen Kollegen Mark Schmidt.“ „Allgemein gilt: Je größer der Kreis der potenziellen Leser, desto allgemeiner sollte die Nachricht formuliert werden“, sagt die Knigge-Expertin Meyden. Die Anrede „Liebe Kunden“ ist ungünstig, wenn auch Menschen die Abwesenheitsnotiz lesen könnten, die keine Kunden sind. Duzen dagegen wirkt unseriös, wenn auch Menschen die Nachricht erhalten, die man normalerweise nicht duzen würden. Man sollte also genau überlegen: Schreiben ausschließlich Kollegen an diese E-Mail-Adresse? Oder auch Neukunden und wichtige Geschäftspartner? In einigen E-Mail-Programmen ist es möglich, für die interne Kommunikation eine andere Abwesenheitsnotiz einzustellen als für den externen Mail-Verkehr. Fehler 5: In der Abwesenheitsnotiz die E-Mail-Signatur vergessen Telefonnummer, Position, Adresse – auch die Abwesenheitsnotiz sollte eine Signatur enthalten. Unser Artikel „Das gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur“ zeigt dir, welche Informationen darin unverzichtbar sind. Tipps zur Rückkehr Keine Frage, es ist stressig, aus dem Urlaub zurückzukehren, schließlich hat man neben dem überfüllten E-Mail-Postfach auch noch das Tagesgeschäft zu erledigen. Als Geheimtipp geistert deswegen der Ratschlag durchs Internet, in der Abwesenheitsnotiz das Rückkehrdatum um gut zwei Tage nach hinten zu verschieben. Dann habe man genug Zeit, in Ruhe die E-Mails vor dem großen Sturm abzuarbeiten. Von diesem Trick rät Kommunikationscoach Nandine Meyden jedoch entschieden ab. „Das kann schnell schiefgehen. Es klingelt das Telefon, man geht wie immer dran und der zuvor fehlinformierte Kunde zweifelt dann an der Vertrauenswürdigkeit des Gegenübers“, sagt sie. Ein anderes Problem sei, dass auch die Mitarbeitenden durch die falsche Abwesenheitsnotiz verwirrt würden. „Am Ende wird der Chef zu wichtigen Besprechungen gar nicht eingeladen, weil man nicht weiß, dass er in Wahrheit schon wieder da ist.“ Deshalb lieber das richtige Datum angeben und die ersten Tage der Rückkehr aus dem Urlaub klar strukturieren, Aufgaben priorisieren und so die eigene Produktivität steigern, um langsam, aber sicher den Berg an liegen gebliebener Arbeit aufzuholen, empfiehlt Meyden. Und nicht vergessen: die Abwesenheitsnotiz ausschalten! Die Expertin Kommunikationstrainerin Nandine Meyden gibt Seminare, hält Vorträge und schreibt Bücher zum Thema Etikette und Business-Knigge. (Foto: Marcel Hasübert)

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