Keine Angst vor dem internen Audit

Das Wort „Audit“ sorgt oft für Unruhe – auch im Kontext eines ISMS nach ISO 27001. Interne Audits werden schnell als Belastung empfunden, obwohl sie keine Bewertung von Personen, sondern eine Prüfung von Prozessen sind. Warum sich ein Perspektivwechsel lohnt, zeigen wir in diesem Beitrag.

Stressfaktor internes Audit

In der Praxis erleben Auditoren häufig eine ähnliche Situation: Ansprechpartner wirken angespannt, reagieren zurückhaltend oder gehen direkt in eine Art Verteidigungshaltung. Schon das Wort „Audit“ scheint viele unter Druck zu setzen – als würde es um eine Prüfungssituation gehen, bei der man durchfallen kann.

Dabei ist genau das nicht der Fall. Ziel eines internen Audits ist es nicht, Fehler oder Schuldige zu finden. Es geht um die Frage, wie das Managementsystem im Unternehmen tatsächlich funktioniert – nicht darum, wer persönlich etwas falsch gemacht hat.

Ein gutes Audit ist ein konstruktiver Austausch. Es geht darum zu verstehen, wie Prozesse gelebt werden, wo mögliche Schwächen liegen und wo Verbesserungspotenzial besteht. Wer diesen Ansatz verinnerlicht, erkennt schnell: Ein Audit ist kein Tribunal, sondern ein Werkzeug zur Qualitätssicherung.

Vorbereitung schafft Sicherheit

Meist entstehen solche Situation, wenn Ansprechpartner zum ersten Mal Teil eines (internen) Audits sind und noch nicht wissen, was sie erwartet. Es hilft, wenn Auditierte nicht völlig unvorbereitet in das Gespräch gehen. Es ist schnell erkennbar, ob jemand weiß, worum es grundsätzlich geht – oder ob die Person völlig überrascht wurde. Dabei ist keine perfekte Vorbereitung nötig. Oft reicht es, wenn Verantwortliche – etwa ISB oder CISO – im Vorfeld kurz erläutern, warum das Audit durchgeführt wird, welche Themen angesprochen werden und wie das Gespräch ablaufen wird.

Wenn den Beteiligten klar ist, dass es nicht um Fehlerfahndung geht, sondern um eine gemeinsame Betrachtung der Prozesse, sinkt die Anspannung deutlich. Auch ein einfacher Hinweis wie: „Wenn du etwas nicht weißt, ist das kein Problem – sag das ruhig offen“ kann helfen, eine entspannte Gesprächsatmosphäre zu schaffen.

Diese Offenheit herrscht nicht immer – aber wenn sie da ist, macht das Audit für beide Seiten deutlich mehr Sinn.

Der Ablauf: Weniger Prüfung, mehr Austausch

Ein internes Audit ist kein Ratespiel und keine spontane Abfrage von Paragraphen. Es folgt in der Regel einem relativ klaren Ablauf: Zunächst werden zum jeweiligen Thema vorhandene Dokumente gesichtet, zum Beispiel Richtlinien, Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen. Danach wird im Gespräch erklärt, wie diese Vorgaben in der Praxis umgesetzt werden. Häufig folgt darauf ein Beispiel oder ein Nachweis – etwa ein Protokoll, ein Screenshot oder eine nachvollziehbare Beschreibung aus dem Alltag.

Die meisten Fragen zielen auf den gelebten Ablauf ab. Ein Beispiel: „Wie stellen Sie sicher, dass die definierten Zugriffskontrollen in Ihrer Abteilung auch tatsächlich umgesetzt werden?“ Das ist keine Fangfrage. Es geht darum zu verstehen, ob und wie Vorgaben mit Leben gefüllt werden.

Auditoren merken schnell, ob jemand erklären will, wie es wirklich läuft – oder ob die Person versucht, etwas „prüfungsreif“ darzustellen, was in der Realität so nicht gelebt wird. Authentizität ist hier deutlich hilfreicher als Perfektion.

Feststellungen sind beim internen Audit kein Rückschlag

Wenn im Audit eine Feststellung gemacht oder Empfehlungen ausgesprochen werden – also auf etwas hingewiesen wird, das nicht rund läuft –, ist das kein Urteil über Personen. Und es ist auch kein Beleg dafür, dass ein Bereich „versagt“ hat. Vielmehr ist es ein Hinweis darauf, wo etwas noch nicht ideal umgesetzt wird – was vollkommen normal ist.

Die ISO 27001 schreibt vor, dass das ISMS kontinuierlich verbessert werden muss. Ein internes Audit und hieraus folgende Maßnahmen tragen einen wichtigen Teil dazu bei. In diesem Sinn ist jede Feststellung eine Chance. Was intern erkannt wird, kann behoben werden, bevor ein externer Auditor es überhaupt sieht.

Dabei gibt es verschiedene Strategien, die eine Erleichterung für das externe (Zertifizierungs-)Audit bieten.

Audits als Chance sehen

Interne Audits sollten nicht als Belastung wahrgenommen werden, sondern als eine Gelegenheit zur Reflexion. Aus Auditoren-Sicht ist der konstruktive Austausch der entscheidende Erfolgsfaktor. Wenn beide Seiten offen und ehrlich ins Gespräch gehen, kann ein Audit echte Mehrwerte liefern. Dies gilt für die Organisation, die Prozesse und letztlich auch für die Mitarbeitenden.

Ein Audit ist kein Kontrollinstrument im negativen Sinn. Es ist ein strukturierter Blick von außen auf das, was intern oft selbstverständlich geworden ist. Wer sich dieser Sichtweise öffnet, nimmt dem Audit viel von seinem Schrecken – und macht es zu dem, was es sein soll: ein Werkzeug zur Verbesserung.