Digitalisierung deutscher Büros kommt kaum voran

Immer mehr Unternehmen in Deutschland setzen auf digitale Arbeitsprozesse. Das führt zu einem Rückgang des Papierverbrauchs. Laut einer Umfrage des Bitkom-Verbands verwenden rund 72 Prozent der Firmen weniger Papier als noch vor fünf Jahren. Etwa 32 Prozent berichten von einem deutlich reduzierten Papierverbrauch, weitere 40 Prozent von einem leichten Rückgang.

Gleichzeitig stuft sich fast die Hälfte der Unternehmen selbst als Nachzügler bei der Digitalisierung ein. Nur elf Prozent sehen sich als führend. Der Anteil derer, die die Digitalisierung als verpasst betrachten, liegt bei einem Prozent.

Ein weiterer Indikator für den digitalen Wandel ist der Rückgang von Aktenordnern in den Büros. 57 Prozent der Unternehmen haben heute weniger Ordner im Einsatz als noch vor fünf Jahren. Aktenordner sind weiterhin besonders häufig in den Abteilungen Personal, Buchhaltung und Geschäftsführung anzutreffen.

Als Gründe für die Digitalisierung nennen Unternehmen vorwiegend Nachhaltigkeit, Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne. Zugleich spielen gesetzliche Vorgaben sowie der Fachkräftemangel eine Rolle. Die Digitalkompetenz des Managements wird jedoch nur von gut der Hälfte der Unternehmen als ausreichend eingeschätzt.

Die Digitalisierung verändert auch die Kommunikation

In der internen und externen Kommunikation setzen Unternehmen zunehmend auf digitale Kanäle. Während die E-Mail weiterhin flächendeckend genutzt wird, gewinnen Messenger-Dienste, Kundenportale und Kollaborationstools an Bedeutung.

Traditionelle Kommunikationsmittel wie Brief und Fax werden dagegen immer seltener eingesetzt. Das Smartphone wird von 94 Prozent der Unternehmen regelmäßig genutzt, Videokonferenzen von 67 Prozent. Auch soziale Medien und Textchats finden in mehr als einem Drittel der Firmen Anwendung.

Obwohl viele Unternehmen das Potenzial von künstlicher Intelligenz grundsätzlich erkennen, kommt diese bislang nur vereinzelt zum Einsatz. Nur 13 Prozent haben Chatbots eingeführt, vor allem im Kundenservice. Gleichzeitig äußern viele Firmen Vorbehalte, die sowohl auf fehlender Akzeptanz in der Belegschaft als auch auf Unsicherheiten bezüglich des Nutzens basieren.

Entsprechend verbreitet ist eine abwartende Haltung. Dennoch sehen 63 Prozent Vorteile bei der Entlastung von Routineaufgaben und knapp die Hälfte erwartet eine gesteigerte Produktivität. Die Verbreitung von KI-Anwendungen bleibt allerdings auf wenige Einsatzbereiche beschränkt.

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