Protokollierung von Teams-Besprechungen

Viele Unternehmen haben das Bedürfnis, Teams-Besprechungen protokollieren zu lassen. Dabei wird häufig übersehen, dass es aus rechtlicher Sicht große Unterschiede zwischen einer technischen Protokollierung und einer einfachen Mitschrift geben kann. Wir geben Überblick.

Rechtsgrundlage für die Protokollierung

Die Protokollierung bzw. Aufzeichnung von Microsoft Teams-Besprechungen – insbesondere von Audio- oder Videoinhalten – ist datenschutzrechtlich grundsätzlich nur zulässig, wenn alle Teilnehmenden ausdrücklich und informiert zuvor eingewilligt haben. Dies ergibt sich aus § 201 StGB (Schutz des gesprochenen Wortes) sowie aus den Vorgaben der DSGVO, die eine freiwillige, informierte und dokumentierte Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten verlangen. Ohne diese Einwilligung ist eine Aufzeichnung in der Regel unzulässig und kann sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Eine Mitschrift, bei der das Gesagte lediglich handschriftlich oder elektronisch festgehalten wird, ohne dass technische Aufzeichnungsgeräte zum Einsatz kommen, fällt daher nicht unter den Tatbestand des § 201 StGB.

Zulässigkeit einer Protokollierung mit Hilfe von Transkription

Transkription bezeichnet das Übertragen von gesprochenem Wort in schriftliche Form. Dabei wird das Gehörte entweder live oder anhand einer Tonaufnahme wortgetreu niedergeschrieben, sodass aus mündlicher Sprache ein schriftlicher Text entsteht.

Transkription ohne Tonaufnahme

Eine reine Transkription – also das Mitschreiben oder die unmittelbare Umwandlung des gesprochenen Wortes in Text ohne Tonaufnahme – fällt grundsätzlich nicht unter den Wortlaut des § 201 StGB, da keine Aufnahme auf einem Tonträger erfolgt. Der Tatbestand verlangt explizit eine Aufnahme auf einem Tonträger oder das Abhören mittels Abhörgerätes.

Transkription mit technischer Zwischenspeicherung

Kommt bei der Transkription jedoch eine technische Lösung zum Einsatz, die das Gespräch zunächst aufzeichnet (z. B. eine automatische Transkriptionssoftware, die das Audio zwischenspeichert), kann dies als Aufnahme im Sinne des § 201 StGB gewertet werden. In diesem Fall ist die Einwilligung aller Beteiligten erforderlich, da andernfalls eine Strafbarkeit drohen könnte, sofern die weiteren Tatbestandsvoraussetzungen des § 201 StGB erfüllt sind.

Die Meeting-Teilnehmer müssen vorab umfassend über Zweck, Umfang, Speicherdauer und mögliche Empfänger der Aufzeichnung bzw. der Protokolle informiert werden. Die Einwilligung muss vor Beginn der Aufzeichnung vorliegen und nachweisbar sein. Die Aufzeichnung darf nur für den angegebenen Zweck und nur im erforderlichen Umfang verarbeitet werden.

Die Rechtsgrundlagen im Detail

Wer ohne eine Einwilligung oder eine gesetzliche Befugnis (also unbefugt) ein Meeting aufzeichnet, kann sich strafbar machen und riskiert eine Freiheits- oder Geldstrafe nach § 201 StGB. Darüber hinaus ist jede Aufzeichnung eines Meetings eine Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt damit den Vorgaben der DSGVO.

Im Folgenden werden die wichtigsten Rechtsgrundlagen kurz dargestellt:

• Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) ist die zentrale Rechtsgrundlage für die Protokollierung von Meetings, sofern keine andere, speziellere Rechtsgrundlage greift.
• Arbeitsrechtliche oder tarifliche Vorgaben: In einigen Unternehmen oder Branchen kann es interne Vorgaben oder Tarifverträge geben, die die Erstellung von Protokollen vorschreiben, insbesondere bei wichtigen Entscheidungen oder Sitzungen.
• Unternehmensrechtliche Anforderungen: Bei bestimmten Gremien, wie Aufsichtsräten oder Beiräten, ist die Protokollierung gesetzlich vorgeschrieben, um die Beschlüsse nachvollziehbar zu dokumentieren (z.B. § 107 AktG bei Aktiengesellschaften).
• Im Beschäftigungsverhältnis: Für Beschäftigte kann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG einschlägig sein. Allerdings ist eine Protokollierung einer Besprechung meist nicht zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich, sodass auch hier meist die Einwilligung notwendig ist.
• Vertragliche Beziehungen: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO kann als Rechtsgrundlage dienen, wenn die Protokollierung zur Vertragserfüllung erforderlich ist – das ist jedoch selten der Fall.
• Berechtigtes Interesse: Nachweis- und Dokumentationszwecke: Wenn es um die Dokumentation von Entscheidungen, Verantwortlichkeiten oder Vereinbarungen geht, kann eine Protokollierung sinnvoll sein, um im Streitfall über Beweismaterial zu verfügen. Die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO fällt jedoch meist zulasten einer Aufzeichnung aus, da diese einen erheblichen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Beteiligten darstellt und mildere Mittel (z. B. ein manuelles Protokoll) zur Verfügung stehen.

Bei der Nutzung von Aufzeichnungssoftware im Unternehmen ist ggf. die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wenn Dritte Zugriff auf die Aufzeichnungen erhalten, ist ggf. ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO notwendig.

Besonderheiten bei KI-gestützten Protokollen

Auch KI-basierte Zusammenfassungen oder Transkripte gelten als Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn das gesprochene Wort temporär gespeichert wird. Eine Einwilligung ist ebenfalls erforderlich, sofern das Gespräch zur Analyse gespeichert wird.

Protokollieren ja, aber bitte richtig

Das Protokollieren von Besprechungen in Microsoft Teams ist datenschutzrechtlich zulässig, wenn die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Unternehmen müssen jedoch aktiv für Transparenz sorgen, Nutzerrechte wahren, Einwilligungen einholen, und die technischen sowie organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit und -minimierung umsetzen.