Der Datenschutz kommt mit auf Geschäftsreise

Im Großraumabteil des ICE zwischen Hamburg und München: Auf dem Nachbartisch ein aufgeklappter Laptop mit geöffneten Exceltabellen. Zwei Reihen weiter unterhält sich jemand lautstark über das letzte Strategie-Meeting. Und während der Kaffee geholt wird, bleibt der Bildschirm entsperrt und unbeaufsichtigt. Was im Zug fast schon Usus ist, ist aber auch gefährlich. Denn unterwegs – ob im Zug, im Flughafen oder im Café – lauern zahlreiche Risiken für den Datenschutz. Wer beruflich reist, nimmt auch Verantwortung mit auf die Reise.

Risiken beim Arbeiten in der Öffentlichkeit

Wer unterwegs arbeitet, öffnet nicht nur seinen Laptop, sondern oft auch unbeabsichtigt ein Einfallstor für Datenschutzprobleme. Die Risiken lauern nicht nur im öffentlichen WLAN – sie sitzen manchmal direkt nebenan.

Vorsicht vor Shoulder Surfing

Ob Sitznachbar im Flugzeug oder Mitreisender im Zug: Wer an einem öffentlichen Ort auf einem Bildschirm durch vertrauliche Dokumente scrollt, kann schnell unfreiwillig Informationen preisgeben. Der Begriff Shoulder Surfing beschreibt genau das – das unauffällige Mitlesen über die Schulter. Besonders kritisch wird es bei personenbezogenen Daten wie Patientenakten, Personalunterlagen oder Kundendetails.

Offene WLANs als Gefahr

Öffentliche Netzwerke sind praktisch, aber selten sicher. Wer ohne VPN auf Unternehmensressourcen zugreift, läuft Gefahr, Ziel von Man-in-the-Middle-Angriffen zu werden. Hacker können den Datenverkehr mitlesen oder sogar manipulieren – ohne dass es der Nutzer merkt. Besonders bei der Übertragung sensibler Daten kann das fatale Folgen haben.

Unbeaufsichtigte Geräte – Einladung für Datenklau

Ein unbeaufsichtigter Laptop im Bordbistro oder das Smartphone auf dem Sitz – das reicht für einen Datenschutzvorfall. Kommt ein Gerät abhanden, stehen nicht nur die Hardware, sondern auch alle gespeicherten Daten auf dem Spiel. Ohne Gerätesperre, Verschlüsselung oder Fernlösch-Funktion wird aus einer Kaffeepause schnell ein IT-Sicherheitsproblem, denn der physische Zugriff ist der direkteste Weg zum Datenklau.

Der Klassiker: Telefonieren im Großabteil

„Wir müssen das Projekt X dringend vor dem Termin mit Kunde Y abschließen.“ Was im Büro harmlos klingt, ist im Zug ein potenzielles Datenleck. Telefonate in der Öffentlichkeit – besonders mit Geschäftspartnern oder über interne Themen – sind ein unterschätztes Risiko. Jeder Umstehende kann mithören – und mitschneiden.

Auch analoge Daten sichern

Datenschutz endet nicht beim Digitalen. Auch Papierdokumente wie Verträge oder handschriftliche Notizen können offen herumliegen und leicht in falsche Hände geraten. Wer sie achtlos auf dem Klapptisch liegen lässt oder im Gepäckfach vergisst, gefährdet ebenso die Datensicherheit.

Was kann ich tun, um sicher zu arbeiten?

Datenschutz beim Arbeiten an öffentlichen Orten muss nicht kompliziert sein – aber er beginnt mit Aufmerksamkeit und ein paar grundlegenden Vorkehrungen. Hier sind die wichtigsten Maßnahmen, die jeder im Reisegepäck haben sollte:

Blickschutz statt Mitleser

Ein großes Risiko beim Arbeiten in der Öffentlichkeit ist das Shoulder Surfing. Sichtschutzfolien für Laptops und Tablets sind hier ein unkompliziertes, aber sehr wirkungsvolles Mittel. Sie schränken die Sicht auf den Bildschirm seitlich ein und erschweren so neugierige Blicke erheblich.

Immer ein VPN nutzen – nicht nur im Ausland

Öffentliche WLANs sind mittlerweile fast überall verfügbar, aber regelmäßig sind diese als unsicher einzuschätzen. Sie können von Dritten manipuliert oder abgehört werden, insbesondere wenn keine Verschlüsselung aktiv ist. Deshalb sollte der Zugriff auf Firmendaten ausschließlich über ein VPN erfolgen. Es verschlüsselt die Verbindung vom Gerät zum Unternehmensnetzwerk und schützt die übertragenen Daten vor fremden Blicken.

Geräte absichern und nie unbeaufsichtigt lassen

Auch unterwegs gilt: mobile Endgeräte müssen geschützt sein – physisch und digital. Jedes dienstlich genutzte Gerät sollte mit einem sicheren Passwort oder einer biometrischen Sperre versehen sein. Automatische Bildschirmsperren nach kurzer Inaktivität sind ebenfalls Pflicht. Noch besser sind Geräteverschlüsselung und im Verlustfall die Möglichkeit, das Gerät aus der Ferne zu löschen.

Nur mitnehmen, was wirklich nötig ist

Je weniger sensible Daten unterwegs verfügbar sind, desto geringer das Risiko. Das bedeutet konkret: keine unnötigen lokalen Kopien von personenbezogenen Daten oder internen Dokumenten. Stattdessen empfiehlt sich der Zugriff auf zentrale, cloudbasierte Plattformen, die gut abgesichert sind.

Diskretion bei Telefonaten

Vertrauliche Inhalte gehören nicht in die Öffentlichkeit. Was im Büro als alltägliches Gespräch durchgeht, kann im ICE zum Datenschutzverstoß werden. Bei geschäftlichen Telefonaten unterwegs ist Vorsicht geboten. Daher gilt: Möglichst leise Sprache und das bewusste Weglassen von Details wie Kundennamen oder Projektinhalten. Ideal wäre natürlich, das Telefonieren im öffentlichen Raum zu unterlassen und nur im geschützten Raum zu telefonieren.

Sicherheitsmaßnahmen seitens Unternehmen

So wichtig das individuelle Verhalten auch ist – die Verantwortung für Datenschutz unterwegs darf nicht allein bei den Mitarbeitenden liegen. Unternehmen sind in der Pflicht, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen.

Klare Richtlinien für mobiles Arbeiten

Viele Unternehmen ermöglichen mobiles Arbeiten, haben aber keine spezifischen Datenschutzregeln dafür formuliert. Dabei sind solche Richtlinien essenziell: Wer darf unterwegs auf welche Daten zugreifen? Welche Geräte sind erlaubt? Welche Schutzmaßnahmen müssen eingehalten werden? Eine praxisnahe Mobile-Work-Richtlinie hilft dabei, rechtssichere Standards zu setzen und Orientierung zu geben.

Technische Grundsicherung für mobile Geräte

Das Unternehmen sollte gewährleisten, dass alle dienstlich genutzten Geräte mit aktuellen Sicherheitsstandards ausgestattet sind. Dazu zählen zum Beispiel eine Festplattenverschlüsselung, ein Mobile Device Management, um Geräte zentral zu verwalten und die Remote-Wipe-Funktionen für den Fall von Verlust oder Diebstahl.

Mitarbeiter schulen

Datenschutzschulungen dürfen nicht bei theoretischen Grundlagen enden. Es braucht praxisnahe Beispiele, wie man unterwegs sicher arbeitet – etwa durch Simulationen, interaktive E-Learnings oder kleine Checklisten vor Geschäftsreisen. Wichtig ist: Schulungen sollen kontinuierlicher Prozess sein und regelmäßig durchgeführt werden. Nur so lässt sich ein nachhaltiges Bewusstsein für mobile Risiken aufbauen.

Reaktionspläne für Datenschutzvorfälle etablieren

Trotz aller Vorsicht kann es passieren: Ein Laptop geht verloren oder ein Dritter hört mit. Für solche Fälle braucht es klar definierte interne Prozesse. Wer muss informiert werden? Welche Sofortmaßnahmen sind vorgesehen? Ein Notfallplan gibt Sicherheit und reduziert das Risiko von Fehlern im Krisenfall.

Datenschutz im Gepäck

Wer unterwegs arbeitet, trägt die Verantwortung für personenbezogene Daten und muss sie entsprechend sichern. Der Schlüssel liegt in der Kombination: Technik, klare Regeln und ein geschultes Bewusstsein. Ein kurzer Gedanke – „Ist das hier gerade der richtige Ort für diese E-Mail oder für dieses Telefonat?“ – kann verhindern, dass sensible Daten preisgegeben werden. Mitarbeitende müssen wissen, wie sie unterwegs datenschutzkonform handeln und das Unternehmen muss die richtigen Werkzeuge und Rahmenbedingungen dafür zur Verfügung stellen.